+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Последовательность оформления личного дела работника

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе! Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос.

Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т После того, как в году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры. Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально—нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству. Инструкция по ведению личных дел сотрудников ЛД должна регламентировать следующие вопросы:. Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации. Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией. Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника. Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии.

Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик. Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД.

Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа. Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте. Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:. После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений заявление и копия приказа , а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет. Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:. Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:. Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности.

Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов? В личном деле сотрудника могут лежать только документы копии , касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр. Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка.

Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке. Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

Эти требования не касаются государственных и муниципальных служащих. Для госсектора разработаны отдельные требования Указ Президента РФ от За нарушения предусмотрена административная ответственность — штраф п. Резюме Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника.

Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника. В каких случаях пишется объяснительная по факту выявленных нарушений и как она передается руководству организации. Видео — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:. Уже совсем скоро бумажных трудовых книжек не будет и вместо них введут электронные. Очень надеюсь на то, что и личные карточки в том виде, в котором они существуют сейчас, уйдут в давнее прошлое и вся информация будет храниться в электронных картотеках.

Единственное, что меня смущает, небольшим предприятиям будет сложно купить программу из-за её дорогой цены, это создаст дополнительные сложности. Что в чужие руки попало, то пропало. Кому дашь на минутку важный документ ксерокопию сделать или просто ознакомиться, потом назад буквально клещами возвращать приходится, чтобы убрать в личное дело. Проверено, никогда не принесут, ни через полгода, ни через год.

А вот спрашивать потом с меня будут. Чтобы не пропадали документы в офисе, не тратить время на их поиск в последующем, нужно не только всё фиксировать документально в журналах и раскладывать по папкам, хотя бы с теми же личными делами. Но и установить везде камеры наблюдения. У нас давно так сделали. Начальник всех заверил, что они всё записывают не для того, чтобы следить за нами, а исключительно за документацией. Однажды, нам, действительно, запись из видеоархива помогла обнаружить затерявшийся документ.

Совсем как в нашей фирме. Такой же бедлам с документами. Только вовремя не уберёшь в папку с личными делами, как тут же что-нибудь пропадёт.

И причём, потом они находятся, потому что выбрасывать никто и не думал. Мы на Барабашу грешим. Он у нас в офисе всегда документы прячет. Или сотрудник, какой-нибудь безответственный этим занимается.

Но, в принципе, без разницы. Главное факт на лицо. Моё мнение, если работник принесёт с прошлой работы все свои пакеты документов, то пусть они не важные, всё равно положу их в его личное дело. Потом искать легче, если понадобятся. Признаюсь, пыталась свалить это занятие на канцелярию. Но, как выяснилось, ничего уже через пару дней найти нельзя у них. Пропадают документы бесследно. Это потому что они им не нужны. В данном случае многое зависит от личности человека. Проверял я как-то одну организацию, так у них в личном деле у всех сотрудников за десять лет стажа в одной должности всего по два листочка лежат.

А начальник отдела кадров даже и не понял, почему мы ему факт этот в акте отразили. Кто если и возражает, но только не я. Потому что выступала всегда, и буду выступать за бюрократизм. Подумаешь если у чиновника, а в первую очередь у человека, лежит душа к своему делу, нравится ему. А самое главное не в ущерб работе, то почему нет. Пусть он корпит над документами и получает от этого моральное удовлетворение, от того что бумажку положил в личное дело. А смотреть, как он работает, вообще загляденье.

Напомнили своим рассказом. У нас старый престарый кадровик подозреваю, у него маразм был мало того, что строчил жалобы куда придётся, так ещё старательно ответы от них собирал и подшивал. Не представляете, сколько раз шеф пытался его уволить, однако, придраться было не за что. В делах у него всё идеально, всё по полочкам и по папочкам. Помню, лет пятнадцать назад, работал у нас Станислав Петрович начальником кадров.

Старой закалки человек. Он когда-то в органах НКВД службу нёс. А когда ушёл от нас, то два дня макулатуру из его кабинета выносили. Он не только каждую бумажку берёг как зеницу ока, но и ещё реестр на них вёл. Вот это я понимаю, истинный делопроизводитель. Друзья-товарищи, поймите, что в том плохого, если допустим в отделе кадров на работника храниться толстое личное дело. Это не только плюс, но и помощь для ответственных работников.

Ну и для работодателя тоже свои плюсы имеются. Понадобилось ему вынести наказание провинившегося работника, посмотрит он в личное дело, и обнаружит например сотни жалоб или тому подобное. Не, я не вижу в этом ничего плохого. К примеру, напишет сотрудник ваш заявление на предоставление места ребёнку в подшефном детском садике — сразу же первый экземпляр заявления суйте в личное дело. Отпросился, допустим, по семейным обстоятельствам работник, тоже заявление подшить нужно в его дело.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана. Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет.

Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент.

Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее. Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий.

Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте. Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно. А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так чтобы были нельзя.

Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается. За нарушения в работе с персональными данными ст. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным.

Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства. Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики. Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь. Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников форму журнала можно разработать самостоятельно. Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться?

Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации. Согласно ст.

Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно ст. Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Личные дела работников - правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы. Обязательно ли вести личные дела работников? Состав личного дела сотрудника в годах Формирование личного дела работника: образец Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров Итоги.

Состав личного дела сотрудника в годах Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Обычно перечень документов в личном деле работника таков: анкета, заполняемая при приеме на работу; Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

Формирование личного дела работника: образец Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий: На каждого работника заводится отдельная папка или файл. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме заявления, трудового договора, приказа о приеме и заканчивая копией приказа об увольнении.

Каждый лист дела нумеруется. В один том подшивают не более листов п. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации.

Оформляя дело на хранение, нужно: сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола; пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись; составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже; оформить обложку титульный лист , указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя. Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Итоги Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Добавить в закладки.

Предыдущая статья Следующая статья. Советуем прочитать. Последнее с форума. Ваши вопросы. Добрый день! Подскажите, пожалуйста, а документы об образовании в личное дело не входят? Если нет, то почему? Это же документ на основании которого мы принимаем специалиста. Состав личного дела определяется локальными актами компании и никак законодательно не регламентирован за исключением некоторых госструктур. Поэтому ответить на Ваш вопрос достаточно сложно.

Не очень понятна мотивация Вашего вопроса. Вы можете задать его в развернутом виде на форуме. Не понимаю Может где-то напрямую требование указано? Подскажите, пожалуйста, если в личном деле работника утерян трудовой договор, можно ли формировать дело для хранения в архиве? Какие документы должны быть подшиты в личное дело после увольнения учителя, для передачи на хранение.

Он не отличается от состава документов любого другого работника: - копии приказов, документов собранных при приеме, паспортных данных, данные о поощрениях, использованных отпусках. Перечень довольно широкий. Вы можете задать свой вопрос развернуто на форуме. Должны ли храниться трудовые договора в личном деле? Какие изменения ведения личных дел произошли в году,а именно в государственных образовательных учреждениях. Ваш вопрос. Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку — 1 раз в неделю, бесплатно.

Содержание страницы. Что представляет собой личное дело. Обязательно ли вести личные дела. На кого заводят личные дела. Сроки оформления личного дела. Особенности формирования личного дела. Какие документы включаются в состав личного дела. Как правильно оформить личное дело. Ведение личных дел. Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специальног.

Документы для личного дела работника и его формирование

Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение. Скачать заполненный образец личной карточки работника по форме Т Скачать бланк титульного листа личного дела работника. Скачать образец титульного листа личного дела работника.

Скачать бланк описи личного дела. Скачать образец описи личного дела. Скачать положение о ведении личных дел работников. Скачать бланк анкеты работника для личного дела. Скачать образец анкеты работника для личного дела. В соответствии с требованиями Федерального закона от На остальные организации коммерческие и НКО такая обязанность не распространяется. В се юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела ЛД позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. В соответствии с подп. Особого регламента по ведению нет есть только для гос. Н о если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия.

В этом внутреннем нормативном акте определяется:. Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников анкеты, учетные карточки , так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании.

Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в , отметим, что они делятся на:. Во второй группе будут персональные документы на детей работника необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ , договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору в случае их заключения , приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.

Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся :. Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в году и с какой целью документы туда включаются.

Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации пункт 2 статьи 5 Федерального закона от Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай.

Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек. Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц пункты 42 , 45 правил , утвержденных постановлением правительства РФ от Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой. В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. К адровики должны ориентироваться на приказ Минкультуры России от Следует помнить, что многие кадровые документы хранятся длительное время свыше 10 лет , и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не меньше этого срока.

Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет статья Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы.

Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника.

Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений. Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Он является рекомендованным, поэтому при желании его разрабатывают самостоятельно.

На титульном листе пишут название компании и Ф. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы. Все заведенные персональные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале это не дань графоманству, это удобно для поиска. Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Журнал прошивается и пронумеровывается, а в его графы заносятся все номера ЛД, даты их заведения, заголовки и даты закрытия. Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно.

За нарушение правил обращения с документами предусмотрен штраф до 50 рублей. Избежать наказания удастся, если компания обоснует необходимость наличия бумаг и получит согласие работников на обработку персональных данных. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров — это систематизация и обработка персональных данных всех работников предприятия. Является обязательным для государственных служб и подлежит выполнению в соответствии с законодательством РФ.

Отзыв разрешения на обработку персональных данных — бумага, которая позволяет запретить организациям собирать, хранить, передавать и иным образом использовать личную информацию гражданина. Отзыв не имеет унифицированной формы, передается лично или по почте, и на него обязательно должна быть реакция оператора, обрабатывающего ваши личные данные. Проверка на судимость — это процедура, которая обусловлена не только желанием работодателя проконтролировать сотрудника на наличие проблем с законом.

Непогашенная или не снятая судимость запрещает трудоустройство на некоторые должности, а значит, без проверки не обойтись. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования СНИЛС — это документ, подтверждающий наличие у гражданина номера лицевого пенсионного счета.

Регистрация в системе означает, что человек может отчислять страховые взносы и рассчитывать на пенсию по старости. Но больше зеленую карточку не выдают, и работодателям нужны уведомления о регистрации работника в системе на бумаге или в электронном варианте.

Состав личного дела работника. Юлия Дидух. Судебная практика в связи с коронавирусом. Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Скачать заполненный образец личной карточки работника по форме Т-2 Скачать бланк титульного листа личного дела работника Скачать образец титульного листа личного дела работника Скачать бланк описи личного дела Скачать образец описи личного дела Скачать положение о ведении личных дел работников Скачать бланк анкеты работника для личного дела Скачать образец анкеты работника для личного дела.

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Автор: Юлия Дидух Обсудить в чате Telegram. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.

Связанные статьи. Как правильно хранить копии документов в личных делах работников Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно. Правила хранения личных дел в кадровой службе Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров — это систематизация и обработка персональных данных всех работников предприятия.

Порядок отзыва согласия на обработку персональных данных Отзыв разрешения на обработку персональных данных — бумага, которая позволяет запретить организациям собирать, хранить, передавать и иным образом использовать личную информацию гражданина. Способы проверки сотрудника на судимость Проверка на судимость — это процедура, которая обусловлена не только желанием работодателя проконтролировать сотрудника на наличие проблем с законом.

СНИЛС: часто задаваемые вопросы Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования СНИЛС — это документ, подтверждающий наличие у гражданина номера лицевого пенсионного счета.

Образцы документов. Как оформить согласие на обработку персональных данных. Как получить ИНН через интернет. Оформляем образец обязательства о неразглашении персональных данных работников.

Образец положения о персональных данных работников. Club TK. Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы. Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас. Ответ гарантируем! Я работодатель Я работник Карантин и коронавирус Оформление документов Охрана труда Проверки и отчетность Персональные данные Иностранные работники Прием на работу Отпуск Рабочее время Дисциплина труда Расчеты с персоналом Больничные Аттестация и переподготовка Увольнение Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусом Образцы основных документов в связи с коронавирусом Нерабочие дни в связи с коронавирусом.

Образцы заполнения кадровых документов Формы первичных учетных документов Сведения о трудовой деятельности электронная трудовая книжка Ведение трудовых книжек в бумажном виде. Специальная оценка условий труда Несчастный случай на производстве Обязательные медосмотры профосмотры Инструктажи по охране труда.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе! Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных. В статье - особенности ведения и образцы оформления.

Эти бланки и образцы помогут вам оформить кадровые документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:. Оформляйте личные дела работников в программе БухСофт. Она учитывает специфику работы любой компании или индивидуального предпринимателя.

Документы полностью соответствуют требованиям Роструда. Попробуйте бесплатно:. Оформить личное дело работника онлайн. Личное дело сотрудника — это определенный набор документов, размещенный в отдельной папке. Они содержат информацию о работнике и его трудовом стаже.

Обложка папки личного дела выглядит так:. Ведение личных дел сотрудников позволяет систематизировать, обобщить и удобно хранить персональные данные. То есть оформление личного дела работника позволяет решить сразу несколько задач:. Формирование личных дел работников обязательно в организациях госсектора в целях обеспечения их деятельности. Например, на государственной гражданской службе ст. Коммерческие организации вправе вести личные дела.

При этом перечень работников, на которых они составляются, и правила ведения устанавливают в локальных нормативных актах. Но на практике компании оформляют личные дела на всех своих работников в силу факторов, перечисленных в предыдущем разделе.

На год форма папки личного дела и состав включаемых в нее документов для коммерческих организаций законодательно не установлены. Компании вправе самостоятельно разработать и закрепить перечень документов в своих локальных нормативных актах. При этом можно руководствоваться требованиями ГОСТ 6. Таблица 1. Перечень документов, которые можно включить в папку личного дела. Но обратите внимание: в папке личного дела хранить документы, которые непосредственно не связаны с трудовой деятельностью человека, довольно рискованно.

Работник вправе лишь показать эти документы. Информация, вносимая в личное дело, содержит персональные данные. Роскомнадзор может расценить хранение как нарушение правил обработки персональных данных. Кадровик их проверяет и вносит необходимую информацию в личную карточку работника.

Затем возвращает документы на руки сотруднику ст. Пятнадцатого ААС от Бесцельное и несогласованное хранение копий документов может стать причиной наложения на компанию штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

Кроме того, фирму обяжут уничтожить копии пост. ФАС Северо-Кавказского округа от Исключение из данного правила предусмотрено только в отношении государственных и муниципальных служащих. В их личные дела такие документы включают в силу закона положение, утв.

Указом Президента от На ней нужно указать всю важную для поиска и идентификации информацию. Требования к оформлению титульного листа личного дела работника и образец есть в ГОСТ от Документ предусматривает на обложке наличие строк для заполнения государственными или муниципальными архивами в момент приема дела на хранение.

Эти строки можно оставить пустыми. Согласно ГОСТ личные дела, как документы длительного хранения, должны иметь цельнокартонную обложку. Государственный или муниципальный архив не примет пластиковые скоросшиватели либо файлы.

Папку наполняют документами, перечисленными выше. Перечень коммерческая компания определяет самостоятельно и закрепляет его локальным нормативным актом. Директор компании приказом назначает ответственного специалиста для работы с документами личных дел. Ему предоставляют право оформлять личные дела, нумеровать их, делать описи, корректировать, закрывать дела и сдавать в архив. Именно ответственный специалист ознакамливает работника под роспись с его личным делом.

Как правило ознакомления производят не менее раза в календарный год. Москва, Новодмитровская ул. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь! У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести.

Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Покупка и подключение:. Перезвоните мне. Купить БухСофт Онлайн. Купить ЭП и отправку. Статьи Кадровый документооборот. Как вести личное дело работника: образцы оформления. Темы: Кадровый учет Кадровый документооборот Трудовой договор. Читайте в статье:. Титульный лист личного дела работника образец Скачать бесплатно.

Образец анкеты из личного дела Скачать бесплатно. Образец внутренней описи документов Скачать бесплатно. Образец положения о порядке ведения личных дел Скачать бесплатно. Образец согласия работника на хранение копий его личных документов в деле Скачать бесплатно.

Перечень документов, хранящихся в личном деле Скачать бесплатно. Сдавайте отчетность с БухСофт! Титульный лист личного дела работника образец. Скачать образец. Новое в году. Изменения в платежных поручениях с 1 июня года. Электронная подпись: изменения в году. Спецоценка рабочих мест в году: последние изменения.

Изменения в налоговой отчетности в году. Переход на электронные трудовые книжки в году. Новые КБК на год. Текущий отчетный период. Особенности заполнения формы 4-ФСС за 3 квартал года. Как заполнить 6-НДФЛ за 3 квартал года. Срок сдачи 4-ФСС за 3 квартал года.

Срок сдачи 6-НДФЛ за 3 квартал года. Срок сдачи РСВ за 3 квартал года. Декларация по НДС за 3 квартал года. Срок сдачи декларации по НДС за 3 квартал года. Особенности заполнения РСВ за 3 квартал года. Как заполнить и сдать декларацию по ЕНВД за 3 квартал года. Авансовые платежи по налогу на прибыль за 3 квартал года.

Налоги фирм и ИП из пострадавших отраслей за 3 квартал года. Страховые взносы за 3 квартал года фирм и ИП из пострадавших отраслей. Новая декларация по налогу на имущество за год: форма и сроки сдачи в году с учетом карантина.

Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело.

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике.

Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов — личного дела. Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника или обучения. Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Являются ли личные дела источником персональных данных сотрудников? Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации.

Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих. Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные. Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль. Как составить акт приема-передачи личного дела муниципального служащего? Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника.

Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным. Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается. Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации.

Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности. Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника.

Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников. На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя.

В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника. Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией.

Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:. Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках.

Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования. Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы. Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:. Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных.

Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка сбор обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее.

Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае? Посмотреть ответ. Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке.

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников. Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации.

Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе обложке. Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов. Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Опись удобно вести в виде следующей таблицы. После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:. Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате. По какой форме вести журнал учета личных дел работников? В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам.

Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно. По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля. Вы пишете обычное заявление по увольнению по собственному желанию. Провести учет в этот период - это обязанность Да, законно.

Вы за один и тот же период не можете получать два пособия - и по больничному по БиР, и по отпуску Тогда получается, что эти договоры вам не подойдут.

Как вариант можно предложить делать так, чтобы он не Мне нужно менее затратный по налогам. Главная Сотрудники Документы для личного дела работника и его формирование. Содержание страницы. Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело.

Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Теги по теме. Отменить ответ. Ваш вопрос — наш ответ. Популярные документы. В налоговую. Проверьте почту. На ваш Email отправлено письмо с кодом.

Введите его для завершения регистрации. Выслать код повторно. Спасибо за регистрацию на сайте. Не пришел код? Выслать повторно. От 5 до 20 символов. Изменить пароль. Консультант онлайн Мария Власова. Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса. Подробное описание вопроса. Задать вопрос. Ваше имя. Ваш Email для оповещения об ответе. Регистрационные данные высланы вам на почту.

У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь. На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка.

Оформление личного дела работника — образец и правильный порядок ведения досье сотрудника

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Последовательность документов в личном деле работника рекомендуется хронологическая, по мере их поступления. Все папки в общем случае храните в кадровой службе. Личные дела для госслужащих. Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении.  Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу. Внутренняя опись документов. При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись.

Состав личного дела работника

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов — личного дела.

Ведение личных дел работников

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана. Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают.

Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.

Как вести личное дело работника: образцы оформления

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать. Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал года.

Личное дело ведется для систематического учета данных о работнике. Досье заполняется комплексным пакетом документированных листов, бланков и справок, описывающих трудовую деятельность работника на предприятии в период с первого дня трудоустройства до увольнения. Правильное оформление личного дела работника осуществляется по образцу согласно законодательных норм. Законодательство обязательно регламентирует ведение личного досье на работников следующих отраслей:.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. acerrodis

    Лайк однозначно!Хотел вас спросить Тарас, я хочу купить дом,там уже возле дома есть земля(55соток),но вроде не далеко от этого дома(гдето 800 метров есть еще одно поле размером 1.7 га,но это ОСГ владельца этого дома.

  2. Владислава

    Тарас Добрий день я живу в зоне ООС на блок постах полиция устанавливает свои правила то есть под знаком STOP я должен стоять пока мне не дадут отмашку требуют мой паспорт. Но при этом инспектор как подошол он не представляется ни звания не говорит общается как с кумом как в таких ситуациях бить. Заранее очень благодарен.

  3. beschspirrocchant

    Как завести авто на евробляху на год